Dicas de segurança para documentos digitais

By | maio 31, 2022

Todos os dias, parece que o mundo se torna cada vez mais digital. No entanto, quando se trata do local de trabalho, o papel ainda tem uma presença maciça.

Desde o envio de etiquetas a documentos legais e registros de RH, será um tempo—se for o caso que finalmente nos despedimos de documentos em papel para sempre. Portanto, ainda é fundamental que sua empresa mantenha uma forte estratégia de segurança para documentos impressos e digitais.

No entanto, uma vez que a produção e armazenamento de documentos em papel e digitais diferem, assim devem as políticas e processos de segurança adequados. Em certo sentido, é como se você tivesse que criar e impor dois sistemas diferentes e como tirar o documento DNI online.

Não importa em que setor você esteja, a segurança do documento deve ser uma prioridade. Aqui estão algumas das melhores práticas para cópias em papel e documentos digitais:

Você sabia que a maioria das violações de segurança são internas não externas?! Isso mesmo. Embora geralmente causada por erro humano em vez de malícia, as ameaças mais significativas vêm daqueles dentro da empresa.

Uma maneira de minimizar o risco de segurança é restringindo quem tem acesso a documentos potencialmente confidenciais. Mesmo que seus funcionários sejam confiáveis e bem treinados em medidas de segurança de documentos, é preciso apenas um pequeno deslize para que ocorram sérias repercussões.

Nem todos na organização precisam conhecer certos tipos de informações. Imagine o dano que poderia ser causado por registros de funcionários vazados, números de previdência social, salários e modelos de compensação.

Para documentos digitais, o acesso pode ser limitado por proteção por senha e práticas de criptografia adequadas e como tirar DNI no Goiás. Para documentos em papel, certifique-se de que todas as folhas estejam bloqueadas quando não estiverem em uso e nunca deixe documentos abertos, inclusive nas bandejas de saída da impressora.

Certifique-se de que todos sigam o que é chamado de política de mesa limpa. Com uma política de mesa limpa, os funcionários garantem que todas as informações tanto em papel quanto em digital sejam limpas e trancadas ou protegidas por senha quando saírem de suas mesas. Dessa forma, nenhum olho errante pode roubar informações confidenciais.

Além disso, nunca deixe seu computador ligado durante a noite, ou mesmo durante uma reunião prolongada ou pausa para o almoço. Isso também se aplica a iPads, laptops, telefones e outros dispositivos portáteis. Todos os dispositivos digitais devem ser mantidos nos mesmos padrões que qualquer computador desktop, pois são igualmente vulneráveis a uma violação.

Quando um documento digital ou em papel sensível não for mais necessário, destrua-o imediatamente! O mesmo vale para discos rígidos e até mesmo para o próprio computador.

Destruir documentos em papel é bastante fácil com um triturador de papel, mas como você destrói discos rígidos ou dispositivos? Embora você possa comprar uma máquina feita para rasgar eletrônicos e qualquer informação mantida dentro, muitas organizações contratarão uma empresa para fazer o trabalho para você. Eles até fornecerão um documento garantindo que suas informações confidenciais desapareçam para sempre.

Compreender e seguir o protocolo de segurança de documentos adequado não deve ser reservado apenas para a equipe de TI, chefes de departamento, liderança ou aqueles em contato próximo com as informações mais confidenciais da sua empresa. Todos de cima para baixo devem ser totalmente educados sobre proteções de senha, golpes de phishing, Políticas de mesa limpa, destruição de documentos, etc.

Sua empresa tem uma política de armazenamento e segurança de documentos bem definida? Se a resposta for não, configure um o mais rápido possível! É um projeto fácil que pode fazer uma enorme diferença.

Com uma política completa de segurança de documentos, todos os membros da equipe saberão como proteger melhor suas informações e entender quais são suas expectativas. Também garantirá que todos estejam na mesma página quando se trata de segurança de documentos.

Embora essas dicas sejam ótimos lugares para começar ao elaborar uma estratégia de segurança de documentos, lembre—se de que é apenas isso-um começo. Como cada negócio difere, simplesmente não há uma maneira de uma empresa se preparar para o sucesso da segurança.

É por isso que sempre sugerimos a parceria com um serviço de impressão gerenciado por especialistas (MPS). Uma equipe de MPS pode entrar em sua organização, analisar seu ambiente de segurança de impressão atual e, em seguida, oferecer recomendações sobre como criar uma estratégia de Documento mais inteligente e forte.